Phòng hội thảo hay phòng họp đóng vai trò rất quan
trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh hiện đại không phải doanh nghiệp nào cũng đầu tư riêng cho mình những hội trường
sức chứa lớn hay phòng họp đa năng để sử dụng. Với sự phát triển của thị trường
BĐS cho thuê như hiện nay không khó để doanh nghiệp có thể thuê
hội trường hay thuê
phòng họp tại hà nội với mức giá hợp lý.
Tuy nhiên việc sắp xếp phòng hội thảo để phù hợp
với từng sự kiện là điều không phải ai cũng biết. Tùy vào tính chất của mỗi sự
kiện và không gian nơi diễn ra sự kiện mà các nhà tổ chức sẽ set up bàn ghế
theo các phong cách không gian khác nhau.
Có thể chia thành các kiểu sắp xếp như sau:
1. Kiểu Theatre (Rạp hát)
Sắp xếp theo kiểu nhà hát phù hợp cho những sự kiện
mang tính chất thông tin, trình diễn hay thuyết trình mà người tham dự là khán
giả. Hình thức này không được khuyến cáo cho các sự kiện ăn uống
hoặc có ghi chép.
Đây là một cách set up rất linh hoạt cho mọi loại
phòng họp. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp
xếp về phía tiêu điểm.
Có thể xếp so le các hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước.
Có thể xếp so le các hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước.
Nếu hội trường cho thuê có không gian, bạn có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Khoảng 2 – 3 lối đi như vậy là lý tưởng.
![]() |
Cho thuê hội trường tổ chức sự kiện |
Ưu
điểm:
Tốt cho các sự kiện đông người mà không cần ghi chép (như hội thảo giới thiệu sản
phẩm)
Nhược
điểm:
Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá đông
Không có mặt bằng để ghi chép
Tính tương tác kém.
2.
Sắp xếp kiểu chữ U
Phong cách bố trí này thường được sử
dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy
ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người
nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác.
Phòng họp chữ U có khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa
mỗi bàn của người tham dự. Chừa khoảng trống bên trong của chữ “U”
và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài.
Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.
![]() |
Phòng hội thảo chữ U |
Ưu
điểm:
Không gian làm việc tốt
Tương tác tốt giữa những người tham gia
Lý tưởng khi nghe-nhìn hoặc thuyết trình của diễn giả
Nhược
điểm:
Như đã nói ở trên, sắp xếp hình chữ U không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn 25 người.
3.
Kiểu Classroom (lớp học)
Kiểu sắp xếp này lý tưởng cho các sự kiện có ghi
chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy
tính xách tay. Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc
họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay.
Các bàn được đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về
phía cuối khán phòng. hướng tầm nhìn về phía người nói.
Khoảng trống giữa các bàn trong phòng họp là khoảng 50 - 60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị.
Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
Khoảng trống giữa các bàn trong phòng họp là khoảng 50 - 60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị.
Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
![]() |
Cho thuê phòng họp tại hà nội |
Ưu
điểm:
Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia
Sức chứa lớn trong không gian ít hơn
Nhược
điểm:
Tương tác ít
Nếu không khéo sắp xếp, đôi khi những người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau.
4.
Kiểu Conference (Phòng họp, phòng hội nghị)
Kiểu bố trí phòng hội nghị thường được sử dụng cho các
cuộc họp Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các
nhóm thảo luận.
Nhiều đơn vị cho
thuê hội trường tại hà nội có sẵn những phòng với bàn hội nghị nhiều
hình dạng.
Nếu không có sẵn, bàn hội nghị tiêu chuẩn có thể được đặt lại với nhau để tạo thành một hình vuông, hình chữ nhật hoặc hình vuông rỗng.
Kiểu sắp xếp này phù hợp với những cuộc họp trên dưới 15 người.
Nên nhớ, nếu sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn.
![]() |
Cho thuê phòng hội nghị tại hà nội |
Ưu
điểm:
Không gian làm việc tốt
Bầu không khí làm việc tốt
Tương tác cao giữa người tham gia
Nhược điểm:
Không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn
Không lý tưởng cho những cuộc họp có diễn giả
Không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn.
Bầu không khí làm việc tốt
Tương tác cao giữa người tham gia
Nhược điểm:
Không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn
Không lý tưởng cho những cuộc họp có diễn giả
Không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn.
5.
Kiểu Hollow (Rỗng ở giữa)
Hội nghị bàn vuông sắp xếp trong
một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống. Ghế được đặt xung
quanh phía bên ngoài của bàn.
Quy mô lớn hơn cuộc họp thông thường của 12-30 người, mà
tại đó sự tương tác giữa các người tham dự là quan trọng và các
cuộc họp khi không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định
hoặc trình bày.
Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.
6.
Kiểu Bàn tròn (tiệc set menu – Gala dinner)
Các bàn hình tròn, mỗi bàn thường từ 6 – 10 người,
thường sử dụng trong các buổi sự kiện có ăn uống. Thỉnh thoảng, có sự kiện người
ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể
hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả.
Hội
trường sắp xếp theo kiểu này phù hợp trong những buổi hội
thảo bao gồm phục vụ tiệc.
Ưu
điểm:
Tốt nhất cho những buổi tiệc cần phục vụ ăn uống tận nơi cho khách
Tương tác tốt giữa những người tham gia ngồi cùng bàn.
Nhược
điểm:
Chiếm nhiều diện tích.
7.
Kiểu bàn Tiếp khách hoặc Cocktail
Bàn tiết diện nhỏ (thường là đường kính
15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế.
Thường được sắp xếp khi có tiệc tea break hoặc
buffet.
Ưu
điểm:
Ít diện tích, phong cách hiện đại, tương tác cho khách tốt.
Ít diện tích, phong cách hiện đại, tương tác cho khách tốt.
Nhược
điểm:
Không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.
Không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.
Bình đẳng/ cộng đồng (Round set up with no table)
8. Sắp Xếp kiểu bàn tròn Bình Đẳng
Phù hợp các mô hình họp sáng tạo trong đó đề cao tối
đa vai trò của người tham dự, yêu cầu nhiều không gian cho hoạt động (điển hình
mô hình Open Space).
Ưu điểm:
• Tạo sự thoải mái cho người tham dự.
• Tạo tâm lý bình đẳng và nhấn mạnh vai trò cá nhân.
• Tận dụng không gian.
• Vô cùng linh hoạt trong bố trí hoạt động hay luân chuyển giữa thảo luận nhóm nhỏ/ lớn.
Nhược điểm:
• Không tạo được không khí trang trọng.
• Phụ thuộc quy trình.
_
Nguồn Zing _