Một trong những biện pháp hiệu quả cho việc quảng bá
cũng như nâng cao vị trí và sự uy tín cho các doanh nghiệp thì tổ chức sự kiện
chính là một trong những công việc đem lại hiệu quả rất lớn. Thông qua các
chương trình hội thảo, sự kiện góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu
và sản phẩm của công ty.
Hội thảo khách hàng và các sự kiện là cơ hội để
doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, các cơ quan
truyền thông giúp thúc đẩy thông tin hai chiều & tăng cường quan hệ có lợi
cho doanh nghiệp.
 |
| cho thuê phòng hội thảo |
Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương
trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách
hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương
trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý
do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn
bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.
Một số điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện
Thông thường, khi tổ chức hội thảo, giới thiệu sản
phẩm, lễ tổng kết, tổ chức họp cổ đông… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu
chuẩn “sao” của đươn vị cho
thuê hội trường, cho
thuê phòng hội thảo. Khách sạn càng nhiều sao càng được
xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ
chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi
mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò
trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.
Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người
thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có
khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn
khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.
 |
| cho thuê hội trường 500 chỗ |
Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện
làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà
thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được
lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời
gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê hội trường chỉ được
tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ
một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm
chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn
khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người
phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong
thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn
sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh
sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục
màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…
Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những
cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của
MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu
bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem
trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí
ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình
đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện
không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên
thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy”
chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người,
đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách
hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo
dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do
chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười
mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia
tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với
trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là
làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp
thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
 |
| Hội trường 300 chỗ sang trọng |
Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để
nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể
thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi
ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó
là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh
nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được
xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu
cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản
như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức
không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ
trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được
liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể
cho từng người chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ
tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những
tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra
sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo
kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể,
có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt
khác.
Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập thuê
hội trường tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động
của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự
đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ
cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự
liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên
đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi
đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một
giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất
bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả
lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức
trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn
trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và
tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước
về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của
các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.
 |
| Cho thuê hội trường tại hà nội |
Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh
nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép
tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp
phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài
là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy
định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh...
hoãn họp!
Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện.
Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn
ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ
là… hứa hão!
